- Eine strukturierte Dateiorganisation und eine einheitliche Benennung sind für eine effiziente Verwaltung unerlässlich.
- Die schrittweise Umstellung auf ein Cloud-basiertes PDM-System erleichtert die Rückverfolgbarkeit und die Zusammenarbeit in KMU.
- Die Automatisierung von Arbeitsabläufen gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften, spart Zeit und reduziert Fehler im Dokumentenmanagement.
Eine versehentlich überschriebene Version, willkürlich umbenannte Dateien, ein Audit, das unmöglich zu bestehen ist: Das droht Teams, die die Dokumentation in ihren CAD-Projekten vernachlässigen. Für ein Start-up oder ein industrielles KMU sind solche Situationen keine reine Theorie. Sie führen zu Lieferverzögerungen, kostspieligen Fertigungsfehlern und einem Verlust an Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden oder Partnern. Dieser Leitfaden bietet Ihnen eine strukturierte, schrittweise und an die Gegebenheiten kleiner Unternehmen angepasste Methode, um Ihre CAD-Projekte sorgfältig und ohne unnötige Komplexität zu dokumentieren.
Inhaltsverzeichnis
- Die Dokumentenstruktur eines CAD-Projekts gut vorbereiten
- Technische Spezifikationen erstellen und mit der CAD-Software abstimmen
- Gewährleistung der Versionskontrolle und Rückverfolgbarkeit in CAD-Projekten
- Den Workflow automatisieren und die Einhaltung der Dokumentationsvorschriften sicherstellen
- Unsere Vision: Die Dokumentation eines CAD-Projekts ohne Komplexität und ohne zusätzliche Kosten
- Mit Ohmycad noch tiefer in die CAD-Dokumentation einsteigen
- Häufig gestellte Fragen
Kernpunkte
| Punkt | Details |
|---|---|
| Übersichtliche Dokumentenhierarchie | Wenn man die Ordner und die Namensgebung von Anfang an gut organisiert, vermeidet man spätere Verwirrung. |
| CAD-bezogene Spezifikationen | Durch die Abstimmung der technischen Unterlagen mit den Modellen lässt sich das Fehlerrisiko erheblich verringern. |
| Automatisierte Versionskontrolle | Ein PDM-System automatisiert die Versionsverwaltung und sorgt so für mehr Rückverfolgbarkeit und Compliance. |
| Automatisierung von Arbeitsabläufen | Die Automatisierung von Genehmigungen und Benachrichtigungen sorgt für mehr Sicherheit und beschleunigt die CAD-Dokumentation. |
Die Dokumentenstruktur eines CAD-Projekts gut vorbereiten
Noch bevor Sie SOLIDWORKS oder CATIA öffnen, bestimmt die Art und Weise, wie Sie Ihre Dateien organisieren, die Qualität der gesamten späteren Dokumentation. Eine übersichtliche Verzeichnisstruktur ist die Grundlage für ein gut organisiertes CAD-Projekt.
Eine strukturierte Ordnerhierarchie Nach Projekten, Phasen und Dateitypen verhindert dies Verwechslungen zwischen Bauteilen, Baugruppen und Zeichnungen. Hier ein konkretes Beispiel für die Organisation eines Maschinenbauprojekts:
- Projekt_Kundenname_2026/
- 01_Leistungsverzeichnis/
- 02_Konzeption/
- Stück/
- Baugruppen/
- Zeichnungen/
- 03_Simulation/
- 04_Ergebnisse/
- 05_Archiv/
Diese Vorgehensweise gilt unabhängig von der verwendeten Software. Sie erleichtert zudem die zukünftige Integration in ein PDM-System (Product Data Management, also Produktdatenmanagement).
Die Benennung von Dateien ist ebenso wichtig. Legen Sie vom ersten Tag an eine Konvention fest: Projektname, Teilenummer, Revisionsnummer, Datum. Beispiel: "PROJ001_TEIL_042_REV02_20260310“. Weitere Informationen zu bewährten Verfahren bei der Benennung finden Sie in unserem Leitfaden zum Thema seine 3D-Dateien benennen effizient.
Profi-Tipp: Legen Sie niemals einen Ordner namens “Verschiedenes” oder “Temp” an. Diese Ordner werden zu Sammelstellen für vergessene Dateien. Wenn eine Datei keinen logischen Platz hat, sollten Sie Ihre Ordnerstruktur überarbeiten.
Sobald das Team wächst, stellt sich schnell die Frage nach dem Umstieg auf ein PDM. Hier ist eine Übersichtstabelle, die Ihnen bei der Entscheidung helfen soll:
| Kriterium | Manuelle Verwaltung | PDM (z. B. SOLIDWORKS PDM) |
|---|---|---|
| Anschaffungskosten | Gering | Mittel bis hoch |
| Versionskontrolle | Manuell, riskant | Automatisch, zuverlässig |
| Zusammenarbeit mehrerer Benutzer | Schwierig | Flüssigkeit |
| Rückverfolgbarkeit | Begrenzt | Vollständig |
| Geeignet für Start-ups | Ja (Anfang) | Ja (Wachstum) |
Um die verschiedenen zu verstehen 3D-Dateiformate Für die von Ihnen zu verwaltenden Systeme bietet Ihnen ein spezieller Leitfaden die notwendigen Grundlagen. Und wenn Sie eine Migration auf die Cloud-Plattform von Dassault Systèmes planen, finden Sie in unserer Ressource für 3DEXPERIENCE beherrschen begleitet Sie Schritt für Schritt.
Technische Spezifikationen erstellen und mit der CAD-Software abstimmen
Eine CAD-Dokumentation ohne schriftliche technische Spezifikationen ist wie ein Bauplan ohne Maßangaben. 3D-Modelle müssen stets von Textdokumenten begleitet werden, in denen die funktionalen Anforderungen, Toleranzen und geltenden Normen festgelegt sind.
Hier sind die Schritte zur Erstellung einer umsetzbaren technischen Spezifikation:
- Jede Anforderung nummerieren mit einer eindeutigen Kennung (z. B.: SPEC-MECA-042), um Querverweise zu ermöglichen.
- Maßtoleranzen festlegen unter Angabe der entsprechenden ASME- oder ISO-Normen sowie der GD&T-Symbole (Geometric Dimensioning and Tolerancing, d. h. geometrische Bemaßung und Tolerierung).
- Jede Spezifikation zuordnen zum entsprechenden CAD-Modell über einen direkten Link oder einen Vermerk in der Datei.
- Die Bedingungen für die Annahme präzisieren : Validierungskriterien, durchzuführende Tests, Konformitätsgrenzwerte.
- Die Spezifikationen parallel aktualisieren bei jeder Überarbeitung des Modells, niemals im Nachhinein.
Les klare mechanische Spezifikationen und messbare Angaben unter Bezugnahme auf die ASME/ISO- und GD&T-Normen bilden die Grundlage für eine Dokumentation, die von allen Projektbeteiligten genutzt werden kann.
Die Synchronisation zwischen schriftlichen Dokumenten und CAD-Modellen macht aus einer passiven Dokumentation ein aktives Werkzeug. Wenn ein Ingenieur eine Bemaßung in SOLIDWORKS ändert, muss die entsprechende Spezifikation sofort aktualisiert werden – und umgekehrt.
“Die Synchronisierung von Spezifikationen und CAD-Modellen reduziert Konstruktionsfehler um 1 bis 3 % der Gesamtprojektkosten – ein erheblicher Gewinn bei komplexen Industrieprojekten.”
Profi-Tipp: Erstellen Sie eine Zuordnungstabelle zwischen Ihren Spezifikationskennungen und den zugehörigen CAD-Dateinamen. Dieses einfache Dokument erspart Ihnen stundenlange Recherchen bei einer Überprüfung oder einem Audit.
Um Ihnen bei der Auswahl Ihrer Werkzeuge noch besser zu helfen, finden Sie hier unsere Auswahl an innovative CAD-Tools für Start-ups und KMU liefert Ihnen konkrete Anregungen.
Gewährleistung der Versionskontrolle und Rückverfolgbarkeit in CAD-Projekten
Ohne Versionskontrolle stellt jede Änderung an einer CAD-Datei ein Risiko dar. Wer hat was, wann und warum geändert? Diese Fragen müssen bei einem Audit oder einem Qualitätsvorfall sofort beantwortet werden können.
Es gibt verschiedene Ansätze für die Versionsverwaltung:
- Manuelle Verwaltung : Umbenennung der Dateien mit Revisionsnummer, Archivierung in datierten Ordnern.
- lokaler Marktanteil (wie SOLIDWORKS PDM Standard): automatische Versionsverwaltung, Ein- und Auschecken, integrierter Versionsverlauf.
- PDM-Cloud (wie 3DEXPERIENCE): standortübergreifende Zusammenarbeit, sicherer Zugriff, Rückverfolgbarkeit in Echtzeit.
Ein PDM-System sorgt automatisch für die Versionskontrolle und die Überarbeitungen, wodurch das Risiko menschlicher Fehler erheblich verringert wird.
| Methode | Vorteile | Grenzen |
|---|---|---|
| Manuell | Einfach, kostenlos | Hohes Fehlerrisiko, keine Rückverfolgbarkeit |
| lokaler Marktanteil | Zuverlässig, in die CAD-Software integriert | Lizenzkosten, keine Fernzusammenarbeit |
| PDM-Cloud | Zusammenarbeit, Zugriff von überall | Abonnement, Lernkurve |
Befolgen Sie die folgenden Schritte, um eine zuverlässige Versionskontrolle einzurichten:
- Legen Sie eine Revisionsstückliste fest (A, B, C oder 01, 02, 03).
- Dokumentieren Sie jede Überarbeitung mit einer kurzen Beschreibung der Änderungen.
- Bestimmen Sie vor jeder Inbetriebnahme einen Verantwortlichen für die Freigabe.
- Archivieren Sie veraltete Versionen, ohne sie zu löschen.
- Verwenden Sie spezielle Tools, um Versionen und Überarbeitungen von Dateien zu erstellen.
Einige Tipps zur Vermeidung häufiger Sicherheitslücken:
- Überschreiben Sie niemals eine vorhandene Datei, ohne zuvor eine Sicherungskopie zu erstellen.
- Nutzen Sie die in Ihre CAD-Software integrierte Revisionsverwaltung.
- Entdecken Sie die Revisionszweige, um Varianten desselben Produkts zu verwalten, ohne die Anzahl der Dateien zu vervielfachen.
- Ordnen Sie jede Überarbeitung einem Änderungsauftrag oder einem formellen Änderungsantrag zu.
Den Workflow automatisieren und die Einhaltung der Dokumentationsvorschriften sicherstellen
Die Automatisierung von Dokumentenprozessen ist nicht mehr nur großen Konzernen vorbehalten. Heute kann sogar ein KMU mit 10 Mitarbeitern automatisierte Genehmigungsworkflows einrichten, die Fehler reduzieren und die Genehmigungszyklen beschleunigen.
Warum automatisieren? Weil die manuelle Freigabe per E-Mail ständig zu Versäumnissen, Doppelungen und dem Umlauf nicht genehmigter Versionen führt. Die Automatisierung der Genehmigungs- und Benachrichtigungsabläufe gewährleistet eine lückenlose Nachverfolgbarkeit in jeder Phase.
Hier sind die wichtigsten Vorgänge, die in einer dokumentierten CAD-Umgebung automatisiert werden können:
- Automatische Validierung : Auslösen eines Genehmigungsantrags, sobald eine Datei einen bestimmten Status erreicht.
- Benachrichtigungen : Benachrichtigung per E-Mail oder Nachricht, sobald eine Überarbeitung eingereicht oder genehmigt wurde.
- Automatische Archivierung : Kopieren der freigegebenen Dateien in einen sicheren Archivspeicher.
- Dateisperre : Verhindert, dass eine Datei während der Validierung geändert wird.
- Erstellung von Berichten : Automatische Zusammenfassung der Änderungen für Audits.
📊 Kennzahl : Die manuelle Verwaltung mehrerer Standorte ist ineffizient und birgt hohe Prüfungsrisiken, während ein PDM-System mit Automatisierung die Bearbeitungszeit für Dokumenten-Workflows deutlich verkürzt.
Die Einhaltung der Dokumentationsvorschriften ist eine echte Herausforderung, insbesondere im Hinblick auf ISO-Zertifizierungen oder Kundenaudits. Ein automatisierter Workflow erstellt einen Audit-Trail, der ohne zusätzlichen Aufwand genutzt werden kann. Um Ihren Cloud-Ansatz zu strukturieren, lesen Sie unseren Leitfaden zum Thema Cloud-basierte Dokumentenverwaltung sowie unsere Ressourcen zur Dateikodierung mit 3DEXPERIENCE. Die teamübergreifende CAD-Zusammenarbeit in der Cloud wird so zu einem echten Wettbewerbsvorteil.
Unsere Vision: Die Dokumentation eines CAD-Projekts ohne Komplexität und ohne zusätzliche Kosten
Bei der Begleitung von Dutzenden CAD-Projekten in Start-ups und industriellen KMU haben wir einen immer wiederkehrenden Fehler beobachtet: die Annahme, dass man vom ersten Tag an ein vollständiges PDM-System benötigt. Diese Annahme veranlasst manche Teams dazu, zu früh zu viel zu investieren – oder im Gegenteil gar nichts einzurichten, weil “es zu kompliziert ist”.
Die Realität ist differenzierter. Für Start-ups und KMU bietet es den Vorteil, zunächst mit einer sorgfältigen manuellen Organisation (strukturierte Ordner, einheitliche Namensgebung) zu beginnen und dann schrittweise auf ein skalierbares Cloud-PDM umzustellen – so lassen sich kostspielige Fehler vermeiden und die Markteinführungszeit verkürzen.
Unsere Empfehlung: Legen Sie bereits im Pilotprojekt Ihre Namenskonventionen und Ihre Verzeichnisstruktur fest. Dokumentieren Sie diese in einer README-Datei, auf die das gesamte Team Zugriff hat. Sobald 3 bis 5 Mitarbeiter an demselben Projekt arbeiten, ist der richtige Zeitpunkt gekommen, um eine Cloud-Lösung wie das 3DEXPERIENCE-Konzept für KMU in Betracht zu ziehen.
Profi-Tipp: Planen Sie die Migration von Anfang an ein, indem Sie Konventionen verwenden, die mit den marktüblichen PDMs kompatibel sind. Das nachträgliche Umbenennen von 500 Dateien ist eine mühsame Aufgabe, die Sie mit ein wenig Weitsicht vermeiden können.
Mit Ohmycad noch tiefer in die CAD-Dokumentation einsteigen
Sie verfügen nun über die Grundlagen, um Ihre CAD-Projekte methodisch und sorgfältig zu dokumentieren. Bei der Umsetzung tauchen jedoch häufig Fragen auf, die spezifisch auf Ihren Kontext, Ihre Software oder Ihre Branche zugeschnitten sind.
Bei Ohmycad bieten wir Ihnen umfassende Ressourcen, die Sie in jeder Phase begleiten. Beginnen Sie damit, die 3D-Typen zu erkunden, um besser zu verstehen, womit Sie es zu tun haben, und erfahren Sie anschließend, wie Sie mit 3DEXPERIENCE auf Cloud-CAD umsteigen können, um Ihre Daten zu zentralisieren. Schließlich liefert Ihnen unser Leitfaden zur Beherrschung der CAD-Kodierung die Schlüssel zu einer nachhaltigen Organisation. Unser Expertenteam steht Ihnen bei der Auswahl und Umsetzung der für Ihre Struktur geeigneten Lösung zur Seite.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die typischen Fehler bei der Dokumentation eines CAD-Projekts?
Häufige Fehler sind eine uneinheitliche Benennung, das Fehlen einer Versionsverwaltung und eine mangelhafte Synchronisation zwischen Dokumenten und CAD-Modellen. Eine klare Dateihierarchie nach Projekten, Phasen und Typen ist der erste Schutz vor diesen Problemen.
Was tun, wenn man ohne PDM anfängt?
Wir sorgen für eine sorgfältige Organisation der Dateien, eine präzise Benennung und bereiten eine mögliche Cloud-Migration vor, sobald das Projekt wächst. Manuell zu beginnen und anschließend auf ein skalierbares Cloud-PDM umzusteigen, ist eine bewährte Strategie für KMU und Start-ups.
Wie lassen sich Fehlerrisiken bei einem Projekt mit mehreren Mitarbeitern minimieren?
Die Zentralisierung der Dateien über ein Cloud-PDM, die Automatisierung der Freigabeverfolgung und der Einsatz eines Benachrichtigungssystems tragen dazu bei, den Datenaustausch zuverlässiger zu gestalten. Die manuelle Verwaltung an mehreren Standorten birgt hohe Audit-Risiken, die nur ein PDM wirklich beseitigen kann.
Welche Vorteile sind von einem automatisierten Workflow zu erwarten?
Die Automatisierung verkürzt die Bearbeitungszeit und sorgt für eine zuverlässigere Nachverfolgung von Änderungen und Audits. Die Automatisierung von Genehmigungs- und Benachrichtigungsabläufen gewährleistet eine lückenlose Rückverfolgbarkeit ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.